Nadużycia pracownicze to problem nie tylko powszechny, ale i kosztowny. Jak wskazują prowadzone w tym kierunku badania, ich ofiarą pada nawet co druga organizacja, bez względu na profil prowadzonej przez nią działalności. Przeciętna strata organizacji związana z wystąpieniem nadużyć to średnio 5% jej rocznych przychodów. Ale koszty finansowe to nie wszystko – nadużycia generują również poważne szkody wizerunkowe, fatalnie wpływają na reputację organizacji i osłabiają jej relacje biznesowe.
Istnieją mechanizmy kontrolne, które znacznie ograniczają ryzyko działania nieuczciwego pracownika na szkodę pracodawcy i wiele organizacji z powodzeniem je implementuje, nadużyciom pracowniczym można jednak przeciwdziałać już na etapie rekrutacji, a to poprzez background screening — staranną weryfikację wiarygodności kandydata oraz informacji przedstawianych w składanych przez niego dokumentach aplikacyjnych.
Kłamstwa w CV
Jak wykazało badanie przeprowadzone przez brytyjską Risk Advisory Group, aż 80% z ponad pięciu tysięcy przeanalizowanych CV zawierało przynajmniej jedną rozbież-ność. Dane te korespondują z raportem pod nazwą "Kłamstwa w CV na polskim rynku pracy", opracowanym przez IBBC Group i Background Screening Service, zgodnie z którym aż 81% organizacji padło ofiarą oszustwa w CV lub złapało sprawcę takiego oszustwa na gorącym uczynku.
Komórki, do których składane są aplikacje zawierające kłamstwa, to najczęściej: działy sprzedaży (60,3%), działy administracyjne (29,7%), działy produkcji (31,4%) oraz działy finansowe (18,2%). Co symptomatyczne, te same komórki nieodmiennie wymieniane są w każdym niemal badaniu dotyczącym występowania poważnych nadużyć finansowych w organizacjach. I nie jest to przypadkowa korelacja.
Kłamstwa mogą pojawiać się w dokumentach aplikacyjnych składanych na praktycznie każde stanowisko – od pracownika fizycznego do prezesa zarządu. Jedni kandydaci tylko nieznacznie upiększają swoje kwalifikacje, by sprostać wyśrubowanym wymaganiom, inni fabrykują cały swój życiorys: posiadane stopnie naukowe, historię zatrudnienia, posiadane certyfikaty i licencje, a nawet prze-bieg życia rodzinnego. Jak wynika z przywołanego wcześniej raportu, kłamstwa dotyczą jednak najczęściej dodatkowych umiejętności – ten obszar wskazało aż 85,1% respondentów. Kolejne obszary to: okres zatrudnienia w poprzednich firmach (58,7%), zakres wykonywanych tam obowiązków (53,7%), zajmowane wcześniej stanowisko (28,9%) oraz zdobyte wykształcenie (23,1%).
Oszustom sprzyja postęp technologiczny – sfałszowanie dokumentu nie stanowi obecnie żadnego wyzwania, nie wiąże się także z koniecznością ponoszenia wysokich nakładów finansowych. W większości przypadków wystarczy darmowy program graficzny oraz zwykła drukarka.
Konsekwencje zaniechania
Pewne niedociągnięcia w składanych dokumentach to rzecz normalna, wszyscy zdążyli się już do nich przyzwyczaić i na nikim nie robią one chyba większego wrażenia. Czym innym jest jednak nieznaczne podkoloryzowanie swoich umiejętności, a czym innym sfałszowanie dyplomu czy zatajanie wyroku za udział w przestępstwie korupcyjnym. By zobrazować szkody, jakie mogą wynikać z braku weryfikacji informacji przedstawionych przez kandydata, wystarczy wyobrazić sobie zatrudnienie na stanowisku głównego księgowego osoby, która w poprzedniej pracy przez lata przywłaszczyła sobie środki należące do pracodawcy.
Weryfikacja
Jeśli więc uwzględnimy zagrożenia, jakie może nieść za sobą zatrudnienie nieuczciwej osoby, stwierdzimy, że weryfikacja przedstawionych wraz z CV dokumentów i informacji w nich wskazanych to nie kaprys, ale sposób na wyeliminowanie poważnego ryzyka. Część kłamstw, zwłaszcza tych dotyczących konkretnych umiejętności, łatwo zweryfikować podczas rozmowy kwalifikacyjnej (na przykład poprzez proste testy umiejętności), w końcu temu właśnie służą rozmowy kwalifikacyjne. Problemy zaczynają się w przypadku deklaracji, których za pomocą testów sprawdzić nie sposób: formalne wykształcenie kandydata, jego historia zawodowa, uczciwość czy przeszłość kryminalna.
A te zagadnienia, zwłaszcza w przypadku stanowisk, które wymagają zaufania lub specjalistycznych umiejętności, często decydują o bezpieczeństwie organizacji. Część informacji sprawdzić można na podstawie dokumentów wymaganych w procesie rekrutacji. Mimo — wydawałoby się — oczywistości takiego rozwiązania, niejednokrotnie już na tym etapie weryfikacji okazuje się, że informacje w CV nie wytrzymują próby. Warto więc poprosić o przedstawienie stosownej dokumentacji i poświęcić jej chwilę.
Przebieg zatrudnienia zweryfikować można przez kontakt z poprzednim pracodawcą, należy jednak pamiętać, że nie zawsze jest to wiarygodne i obiektywne źródło. Pracodawca może mieć bowiem uraz do pracownika, który zrezygnował z pracy, a powodem takiej rezygnacji może być na przykład niewłaściwe środowisko pracy lub inne powody leżące po stronie pracodawcy. Należy mieć to na uwadze. Kontaktując się z byłym pracodawcą, warto korzystać z danych teleadresowych umieszczonych na oficjalnej stronie internetowej, nie tych podanych przez kandydata – te bowiem mogą kierować do osoby pozostającej w nim z zmowie.
Przebieg kariery zawodowej zbadać można również na popularnych zawodowych serwisach społecznościowych. Profil kandydata, wykształcenie, okresy zatrudnienia, uzyskane certyfikaty, nawiązywane kontakty, aktywność, poruszane zagadnienia czy sposób prowadzenia dyskusji również pozwalają na weryfikację informacji wskazanych w dokumentach aplikacyjnych. Obszernym źródłem wiedzy są ogólnodostępne rejestry publiczne. Informacje zawarte w Centralnej
Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowym Rejestrze Sądowym, Krajowym Rejestrze Zadłużonych, rejestrach branżowych i komercyjnych wywiadowniach gospodarczych pozwolą ustalić między innymi, czy kandydat nie prowadzi konkurencyjnej działalności, nie jest powiązany kapitałowo lub osobowo z konkurencją czy też nie jest niewypłacalnym dłużnikiem w związku z prowadzoną wcześniej działalnością gospodarczą. Informacje zawarte w ogólnodostępnych rejestrach, zwłaszcza w przypadku rekrutacji na stanowiska wrażliwe, mogą uchronić organizację przed podjęciem katastrofalnej w skutkach decyzji. Informację o niekaralności kandydat przedstawić musi sam, pracodawca nie ma bowiem wglądu do Krajowego Rejestru Karnego.
O czym należy pamiętać
Background screening to nieustanne lawirowanie pomiędzy uprawnieniami wynikającymi z zapisów art. 22-1 §5 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym pracodawca ma prawo żądania udokumentowania danych przedstawionych przez kandydata w formie oświadczenia, a zapisami rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), istotnie zwężającymi możliwość weryfikacji informacji obejmujących te dane.
Dlatego o planowanym background screeningu należy poinformować już w ogłoszeniu o pracę, zawiadomić kandydatów, że oferta zatrudnienia uzależniona jest od przeprowadzonej weryfikacji i uzyskać ich pisemną zgodę na procedury z nią związane.Należy również pamiętać, by podczas analizowania danych nie wykraczać poza niezbędne informacje, by nie narazić się na kosztowne procesy i kary. Decyzje Urzędu Ochrony Danych Osobowych bywają bowiem niezwykle surowe.
Wartością dodaną umieszczenia informacji w ogłoszeniu o pracę o planowanej procedurze background screeningu jest to, że już sama ta informacja skutecznie zniechęca potencjalnych oszustów do złożenia dokumentów w odpowiedzi na to ogłoszenie.
