Filozofia przetargów — bez względu na to, czy są one realizowane z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych czy prowadzone w oparciu o wewnętrznie opracowane procedury – wydaje się prosta: przedsiębiorstwo rozpoznaje potrzebę, ustala sposób jej zaspokojenia, ogłasza chęć nabycia towaru lub usługi, określa minimalne warunki i kryteria oceny ofert, ocenia złożone oferty i w konsekwencji tej oceny wybiera najlepszą.
Zainteresowani realizacją zamówienia przygotowują oferty w taki sposób, by jak najbardziej spełniały wszystkie określone w ogłoszeniu warunki, a oferta odpowiadająca potrzebom, charakteryzująca się najlepszym stosunkiem ceny do jakości, wygrywa.
Z dysponentem najlepszej oferty podpisywany jest kontrakt, w wyniku realizacji którego przedsiębiorstwo zaspokaja zidentyfikowaną wcześniej potrzebę.
Korupcja w procesie zamówień
Czasami praktyka wygląda jednak nieco inaczej. Bywa, że oferenci próbują zwiększyć swoje szanse w przetargu za pomocą nieuczciwych praktyk. Zgodnie z wynikami badań firmy EY, opublikowanymi w dokumencie pn. Uczciwość pod lupą. Przyszłość zarządzania zgodnością. 15 Światowe Badania Nadużyć Gospodarczych, 11% pracowników odpowiedzialnych za realizację przetargów jest zdania, że wręczanie korzyści majątkowej w celu zdobycia pożądanego kontraktu jest powszechną praktyką w ich branży, a 13% z nich uważa za zasadne oferowanie gotówki celem zdobycia lub utrzymania kontraktu. Jednocześnie, jak wynika z ubiegłorocznej edycji Report to the Nations ACFE, aż 50% przypadków wykrytych nadużyć stanowi korupcja.
Można zatem zaryzykować tezę, że zjawisko zmowy korupcyjnej, zawieranej pomiędzy pracownikiem przedsiębiorstwa ogłaszającego przetarg a nieuczciwym oferentem, ma charakter jeśli nawet nie powszechny, to przynajmniej niepokojąco częsty.
Pracownicy, do których w analizowanym przypadku kierowane są propozycje korupcyjne, to osoby odpowiedzialne za każdy etap procedury przetargowej, zatem: pracownicy pionów zaopatrzenia i zamówień, pracownicy bezpośrednio kontaktujący się z oferentami oraz pracownicy odpowiedzialni za zawieranie zobowiązań finansowych w imieniu przedsiębiorstwa. Metody, jakimi mogą się posługiwać w celu ustawienia przetargu, są uzależnione od przydzielonych im zakresów obowiązków i przyznanych kompetencji. Im są one większe, tym większą mają oni możliwość manipulacji przetargiem.
Obowiązujące w przedsiębiorstwach procedury przetargowe mogą się od siebie różnić w zależności od wielkości czy sposobu organizacji przedsiębiorstwa, w każdym z nich można jednak wyróżnić trzy podstawowe etapy: przygotowanie zapytania ofertowego, ogłoszenie zapytania ofertowego oraz ocena i wybór oferty.
Przygotowanie zapytania ofertowego
Nieuczciwe zachowania, jakie mogą wystąpić na etapie przygotowanie zapytania ofertowego, to najczęściej: zgłoszenie przez pracownika konieczności dokonania zamówienia określonej usługi lub towaru mimo braku rzeczywistej potrzeby przeprowadzenia takiego zamówienia, nieujawnione spotkania oferentów z pracownikami odpowiedzialnymi za przetargi, przygotowanie zapotrzebowania w taki sposób, by sztucznie podzielić zamówienie na kilka mniejszych i uniknąć tym samym zastosowania obowiązującego trybu dla zamówień o większej wartości, dopasowanie warunków udzielenia zamówienia do konkretnego oferenta, przygotowanie zapytania ofertowego we współpracy z konkretnym oferentem, wskazanie w ofercie parametrów technicznych lub jakościowych możliwych do spełnienia tylko przez jednego oferenta, przesadne komplikowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz towarzyszącej mu dokumentacji, mające na celu zniechęcenie do składania konkurencyjnych ofert oraz takie określenie warunków udziału w zamówieniu i kryteriów oceny, że do przetargu zgłosić się może tylko jeden, konkretny oferent, który jako jedyny je spełnia.
Ogłoszenie zapytania ofertowego
Najpopularniejsze nadużycia, do jakich dochodzi na etapie ogłoszenia zapytania ofertowego, to: nie upublicznienie zapytania ofertowego mimo wymogów wynikających z obowiązujących procedur, opublikowanie zapytania ofertowego po terminie składania ofert (ze sfałszowaniem daty jego publikacji), wysyłanie zapytań ofertowych do fikcyjnych oferentów, utrzymywanie nieuprawnionych kontaktów z wybranym oferentem w trakcie procedury przetargowej, publikowanie zapytania ofertowego w terminie nie-możliwym do przygotowania i złożenia oferty, publikowanie zapytania ofertowego w przeddzień szeregu dni wolnych od pracy (długi weekend, przerwa świąteczna) czy publikowanie zapytania ofertowego w miejscach, co do których istnieją niewielkie szanse, że trafią na nie pozostali oferenci.
Ocena i wybór ofert
Na etapie oceny i wyboru ofert dochodzić może do następujących praktyk: udostępnianie wybranemu oferentowi treści pozostałych ofert, co pozwala na przygotowanie bardziej konkurencyjnej oferty, umożliwienie konkretnemu oferentowi złożenia oferty po wskazanym w ogłoszeniu terminie (najczęściej po zapoznaniu go z treścią pozostałych ofert), umożliwienie konkretnemu oferentowi uzupełnienia lub poprawienia oferty, ocena i przyjęcie do realizacji oferty, która nie spełnia wymaganych parametrów technicznych lub jakościowych oraz ukrycie (lub zniszczenie) ofert, które uzyskały lepszą ocenę niż oferta pozostającego w zmowie oferenta.
Sygnały ostrzegawcze i wykrywanie
zawieranych pomiędzy skorumpowanymi pracownikami przedsiębiorstw ogłaszających przetargi a nieuczciwymi oferentami oraz mimo ilości sytuacji, w których do nadużyć w procesie zamówień może w konsekwencji takiej zmowy dochodzić, żadne przedsiębiorstwo nie jest skazane na pozostanie bierną ofiarą tych nieuczciwych działań. Istnieje bowiem wiele sygnałów ostrzegawczych, wskazujących, że ogłaszany przetarg może być realizowany ze szkodą dla przedsiębiorstwa. Mogą być nimi nietypowe zachowania pracowników, niestandardowe operacje finansowe lub podejrzanie wyglądające dokumenty.
Najpoważniejszym sygnałem ostrzegawczym, mogącymi świadczyć o ustawionym przetargu, jest wystąpienie jednej lub wielu opisanych już wcześniej sytuacji na którymkolwiek z etapów postępowania przetargowego.
Pozostałe sygnały ostrzegawcze, ściśle związane z procesem zamówień, to: nienotowana wcześniej częstotliwość występowania zapotrzebowania na określoną grupę towarów lub usług, unikanie trybów konkurencyjnych, nieuzasadniony pośpiech podczas ogłoszenia przetargu, nieuzasadnione zwlekanie z ogłoszeniem przetargu, niechęć do rezygnacji z nieuzasadnionych przedmiotem zamówienia wymogów i kryteriów oceny, częste skargi odrzucanych oferentów na przejrzystość i uczciwość przeprowadzanych postępowań, ciągłe kierowanie zamówień do jednego oferenta lub wąskiej grupy oferentów, wybór oferentów o wątpliwej reputacji, skargi użytkowników na niską jakość dostarczanych towarów lub usług, krótkie, odbiegające od przyjętych w przedsiębiorstwie terminy opłacania faktur konkretnego wykonawcy zamówienia, rezygnacja z uzasadnionych zapisami kontraktu kar umownych czy też odbiór zamówienia mimo zauważalnych wad w jego realizacji.
Trzeba przy tym pamiętać, że sygnały ostrzegawcze nie stanowią dowodu na wystąpienie zmowy pomiędzy pracownikiem przedsiębiorstwa a oferentem. Są to jedynie poszlaki wskazujące na to, że do takiej zmowy mogło dojść. Powinny jednak budzić niepokój i być sumiennie weryfikowane, zwłaszcza wtedy, gdy pojawiają się w większej ilości.
Umiejętność identyfikowania sygnałów ostrzegawczych oraz zdolność ich weryfikacji jest najskuteczniejszą metodą wykrywania zmów korupcyjnych. Ignorowanie ich, czy to ze względu na zaufanie do pracowników, czy też z powodu zwykłej ignorancji, jest prostym przepisem na nieuchronne problemy.
Zapobieganie
Zdecydowanie łatwiej – potwierdzi to każdy lekarz – jest jednak zapobiegać niż leczyć. Dlatego też, o ile umiejętność wykrywania ustawionych przetargów jest ważna, to znacznie ważniejsza jest umiejętność zapobiegania im.
Sposobem na to jest opracowanie oraz wdrożenie w przedsiębiorstwie takiej polityki przetargowej, która jeśli nawet nie uniemożliwi nieuczciwych praktyk (nikt nie jest w stanie przewidzieć każdego możliwego mechanizmu przestępczego), to przynajmniej radykalnie ograniczy możliwość ich występowania.
Podstawą przygotowania polityki przetargowej musi być świadomość, że proces zamówień zawsze będzie obszarem o wysokim ryzyku wystąpienia praktyk korupcyjnych. Dlatego też polityka taka – poza opisaniem trybów przetargowych i ich zasad — powinna szczegółowo wskazywać zakres kompetencji każdego pracownika, rolę, jaką pełni on w procesie zamówień oraz ścieżki postępowań w określonych okolicznościach. W szczególności powinna definiować sposób zachowania w sytuacjach, które mogą narażać pracownika na ryzyko: spotkania z potencjalnymi wykonawcami czy otrzymywanie od nich prezentów.
Przy opracowaniu polityki przetargowej można wzorować się na już istniejących rozwiązaniach lub skorzystać z doświadczenia i wiedzy ekspertów.
Istotne jest, by polityka ta uwzględniała indywidualne cechy przedsiębiorstwa, jego wielkość oraz strukturę organizacyjną tak, by zapewniając przejrzystość i uczciwość prowadzonych postępowań przetargowych, nie ograniczała jednocześnie możliwości ich realizacji.
