Informacja o nadużyciach, do jakich może dochodzić w przedsiębiorstwie, to zawsze zła informacja. Jeśli wiadomości w niej zawarte potwierdzą się, będzie to oznaczać, że zawiodły wewnętrzne mechanizmy kontrolne, a wśród współpracowników znajdują się osoby nieuczciwe, z premedytacją działające na szkodę przedsiębiorstwa. Brak dowodów na prawdziwość zawartych w informacji oskarżeń zawsze pozostawia pewien margines niepewności co do tego, czy sprawa na pewno została wyjaśniona należycie. Zignorowanie jej może natomiast wiązać się z tragicznymi w skutkach konsekwencjami — finansowymi, prawnymi i wizerunkowymi. Zrozumiałe jest zatem, że pojawienie się informacji o tym, że w przedsiębiorstwie może dochodzić do nadużyć, wywołuje mnóstwo emocji wśród wszystkich osób zaangażowanych, a jej wyjaśnienie to delikatny i skomplikowany proces.
Przyjmowanie informacji o nadużyciach
To, że jest to informacja zła, nie oznacza jednak, że źle się stało, że się pojawiła. Stałoby się naprawdę źle, gdyby do nadużyć w przedsiębiorstwie dochodziło, a informacje o nich nigdy nie dotarły do osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo. Dlatego, mimo dyskomfortu wiążącego się z koniecznością wyjaśnienia opisywanych w nich spraw, warto zapewnić dobrze funkcjonujący system zgłaszania informacji o nadużyciach. Tym bardziej, że — jak wynika z badań PriceWaterHouseCoopers, opublikowanych w raporcie pod nazwą "Kto i jak okrada polskie firmy. 8 edycja badania przestępczości gospodarczej w Polsce" — aż 45% wszystkich zidentyfikowanych nadużyć wykryto właśnie dzięki takim informacjom. Jest to jednocześnie najskuteczniejszy obecnie sposób wykrywania i zapobiegania nadużyciom w przedsiębiorstwach. Nie jest to jedyny powód.
Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania informacji o nadużyciach wynika z przepisów obowiązującej od ponad roku Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Co prawda, brak jest dotąd aktów krajowych, które implementowałyby zapisy dyrektywy do polskiego systemu prawnego, nie oznacza to jednak, że zapisy te w Polsce nie obowiązują. A wymagają one nie tylko zapewnienia mechanizmów umożliwiających przyjmowanie zgłoszeń, ale też opracowania procedur reagowania na nie i polityki chroniącej osoby zgłaszające przed odwetem.
Kanały zgłaszania informacji
Narzędzi umożliwiających przekazywanie informacji o nadużyciach jest wiele. Może to być dedykowana skrzynka e-mailowa, specjalna infolinia telefoniczna lub formularz online. Wybór narzędzia powinien uwzględniać możliwości finansowe przedsiębiorstwa, poziom jego zaawansowania technologicznego, strukturę organizacyjną oraz specyfikę działalności.
By wybrane narzędzie było skuteczne, powinno być ono ogólnodostępne oraz zapewniające pełną anonimowość i bezpieczeństwo osobie zgłaszającej. Wiedza o możliwości zgłoszenia podejrzenia nadużycia za jego pomocą musi być powszechna wśród wszystkich pracowników, a każde zgłaszane podejrzenie weryfikowane. Tylko wtedy będzie spełniać przypisaną mu rolę.
Czego nie robić
Informacji o możliwości wystąpienia nadużycia przede wszystkim nie należy ignorować. Wyjaśnienie zawartych w informacji zarzutów wiąże się z nakładami pracy i kosztów, a dodatkowo może dotyczyć osób lubianych lub wpływowych, zatem chęć jej zignorowania jest reakcją naturalną. Ignorując napływające sygnały, osoby decyzyjne pozbawiają się jednak kluczowych informacji o sytuacji w przedsiębiorstwie. Pozostawienie sprawy samej sobie dodatkowo zniechęca osoby chcące podzielić się ważną z punktu widzenia interesu przedsiębiorstwa wiedzą i rozzuchwala sprawców, utwierdzając ich w przekonaniu o bezkarności. A kiedy sprawa wyjdzie na wierzch, a wychodzi zawsze, trudno będzie wyjaśnić opinii publicznej lub — co gorsza — prokuraturze, powody rezygnacji z podjęcia działań wyjaśniających. Także nakłady związane z ratowaniem nadszarpniętego wizerunku i ewentualnymi procesami sądowymi znacznie przewyższą te, jakie należało przeznaczyć na wcześniejsze wyjaśnienie sprawy.
Błędem jest też natychmiastowa konfrontacja z podejrzanym, wynikająca z chęci szybkiego wyjaśnienia sprawy. Jest mało prawdopodobne, by ktoś się w sytuacji takiej konfrontacji przyznał. Bardziej prawdopodobne jest natomiast to, że – poznając zakres zarzutów – podejrzany zacznie mataczyć i zacierać ślady swojej działalności. Dodatkowo szybkie ujawnienie treści otrzymanej informacji uniemożliwi przeprowadzenie działań niejawnych, bez których wyjaśnienie zarzutów może być niemożliwe.
Chęć działania może również zachęcać do bezzwłocznego zwolnienia podejrzanego, jeszcze przed próbą wyjaśnienia zarzutów. To z kolei nie tylko utrudni dalsze prowadzenie dochodzenia (osoba zwolniona — zwłaszcza niesłusznie — nie zechce współpracować), ale może również narazić przedsiębiorstwo na kosztowne postępowania sądowe i odszkodowania.
Być przygotowanym
By zatem uniknąć błędów i chaotycznych działań, do otrzymania informacji o możliwości wystąpienia nadużycia, warto przygotować się z wyprzedzeniem. Niezbędne jest opracowanie i wdrożenie procedur, które precyzyjnie określą schemat działań, jakie należy wykonać w przypadku pojawienia się informacji oraz wskażą osoby odpowiedzialne za wyjaśnienie zarzutów w niej zawartych. Procedury powinny zapewnić spójność działań i przedstawiać ścieżki postępowania w zależności od tego, jakich obszarów i których osób zarzuty dotyczą.
Postępowanie wyjaśniające
Nie każda pojawiająca się informacja wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Część zgłaszanych zarzutów jest po prostu nieweryfikowalna, część wyraźnie wskazuje na złą wolę zgłaszającego, część opisuje zachowania, które – nawet jeśli zostałyby potwierdzone – nie świadczą o wystąpieniu nadużycia. Większość informacji wymaga jednak przeprowadzenia jakichś czynności wyjaśniających. Postępowanie wyjaśniające zawsze powinno składać się z dwóch osobnych, wyraźnie wyodrębnionych etapów – części niejawnej i części jawnej.
Pierwszy etap to wszelkie działania, jakie należy wykonać przed poinformowaniem osób podejrzanych o pojawieniu się zarzutów. Na tym etapie należy zebrać dowody – będą nimi wszelkie informacje i dostępna dokumentacja niezbędna do wyjaśnienia sprawy.
Dowodów należy szukać tam, gdzie są one dostępne — w działach księgowych i finansowych (faktury, płatności), działach informatycznych (skrzynka służbowa, zawartość komputera), magazynach (stany magazynowe), działach zamówień (dokumentacje przetargowe, umowy), wszelkich prowadzonych w przedsiębiorstwie bazach danych, rejestrach logowań czy ewidencjach wydatków. Charakter działań oraz typ dowodów determinowane są treścią zarzutów.
Podczas gromadzenia dowodów należy pamiętać, by ich źródła były legalne, a osoba, która je pozyskuje, była do tego uprawniona – dotyczy to przede wszystkim zawartości komputera służbowego oraz treści skrzynki pocztowej.
Działania w części niejawnej prowadzić powinny tylko te osoby, których udział jest konieczny. Ich liczba, przez wzgląd na poufny charakter działań, powinna zostać ograniczona do minimum.
Dopiero po zdobyciu niezbędnych informacji i dokumentów, i tylko wtedy, można przejść do drugiego etapu postępowania: części jawnej. Etap ten to przede wszystkim szczegółowa analiza zebranych informacji przy udziale osób niedopuszczonych wcześniej do sprawy, konsultacje z działem prawnym oraz — finalnie — konfrontowanie osób podejrzanych z posiadanymi dowodami. Należy przy tym pamiętać, by niczego nie zakładać z góry i nie formułować pochopnych osądów. Niezbędne jest przy tym zachowanie sceptycyzmu i umiarkowanej dawki podejrzliwości, a także przygotowanie się na różne, czasami zaskakujące, scenariusze.
Wartość dodana
Prawidłowo przeprowadzone postępowanie po-wstrzyma osoby nieuczciwe i pozwoli odzyskać generowane przez nie straty. Zdobyta w jego trakcie wiedza może przyczynić się do wzmocnienia odporności przedsiębiorstwa w przyszłości — usprawnienia wadliwie funkcjonujących procesów i uszczelnienia systemu. Samo postępowanie — wraz ze stanowczymi działaniami podejmowanymi w jego następstwie — wykaże natomiast determinację kadry zarządzającej w walce z nieprawidłowościami i przywróci nadszarpnięte w wyniku informacji o nadużyciu zaufanie.
